Wesentliche Merkmale der schriftlichen Kommunikation

1. Schriftliche Kommunikation ist im Wesentlichen eine kreative Tätigkeit. Es ist eine Tätigkeit, die bewusste und kreative Anstrengungen erfordert. Die Kreativität dieser Anstrengung kommt von den Reizen des Geistes. Die Reize der oralen Kommunikation werden von den Sinnesrezeptoren von außen aufgenommen. Mit anderen Worten; Die schriftliche Kommunikation ist genauer durchdacht als die mündliche Kommunikation, die auf der spontanen Reaktion auf von außen aufgezeichnete Zeichen beruht.

2. Nehmen wir als Beispiel das Schreiben eines Berichts an, den wir vorlegen wollen oder von dem wir gebeten wurden. Zu diesem Zweck sammeln wir alle notwendigen Informationen oder Daten. Wir verarbeiten es dann durch unsere logischen Denkprozesse und verschlüsseln unsere Kommunikation. Dies ist keine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Es gibt keinen Austausch von Nachrichten oder äußeren Reizen. Dies ist fast ausschließlich eine kreative Tätigkeit des Geistes.

3. Das zweite Merkmal der schriftlichen Kommunikation ist der Zeitfaktor.

4. Das dritte herausragende Merkmal der schriftlichen Kommunikation ist, dass sie weniger Zyklen hat als die mündliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. In der mündlichen Kommunikation findet ein mehrfacher Austausch von Symbolen statt, der zu mehreren Zyklen führt. Die meiste schriftliche Kommunikation ist ein einstufiges Ereignis. Normalerweise wird eine Nachricht gesendet und empfangen, und das ist das Ende des Ereignisses. Natürlich führen Briefe zu wiederholten Zyklen oder Kommunikationsaustausch. Sie können jedoch nicht mit der schnellen Abfolge von Zyklen eines Dialogs oder informellen Meetings verglichen werden.

Vorteile der schriftlichen Kommunikation

Die schriftliche Kommunikation hat folgende Vorteile:

 1. Es hat den Vorteil, dass Aufzeichnungen, Referenzen usw. zur Verfügung gestellt werden. Wenn keine Referenz vorhanden ist, kann große Verwirrung entstehen und die Arbeit der Organisation wird praktisch zum Erliegen kommen.

2. Sie fördert die Einheitlichkeit in Politik und Verfahren. Es ist das einzige Mittel, um klare Richtlinien für die Arbeitsweise der Organisation festzulegen.
3. Durch Massenmailings erhält sie Zugang zu einem großen Publikum. Es ist gängige Praxis seitens namhafter Organisationen, durch klug entworfene „Mail Shots“ oder unerwünschte Rundschreiben die Menschen zu erreichen und Kunden zu gewinnen. Wenn beispielsweise eine neue Marke für Zweiräder auf dem Markt eingeführt wird oder eine Bank ein attraktives Einlagen- / Anlageprogramm vorlegt, erhält sie Namen und Adressen aller Mitglieder einer Institution / Organisation, die ihnen ihre Dienstleistungen zu günstigen Bedingungen anbietet .

4. Durch die Aufrechterhaltung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen, Briefe, Berichte und Memos werden rechtliche Abwehrmassnahmen der Organisation aufgebaut. Organisationen haben in der Regel ihre Rechtsberater, die keine Hilfe finden können, wenn ihnen keine ordnungsgemäßen Unterlagen zur Verfügung gestellt werden.

5. Eine gute schriftliche Kommunikation baut das Image der Organisation auf. Es ist daher keineswegs überraschend, dass die ausgehenden Briefe / Botschaften einiger namhafter Unternehmen als zu emulierende Beispiele angeführt werden.

 6. Die schriftliche Kommunikation hat den Vorteil, genau und eindeutig zu sein. Bei der Erstellung von Briefen, Memos oder Berichten ist große Sorgfalt erforderlich, damit die Nachricht effektiv vermittelt wird. Mündliche Kommunikation kann oft zu Verwirrung führen, da jeder Sprecher seine eigene Art hat, sich selbst zu vermitteln.